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La BI de Autoservicio (SSBI) es el origen de la BI, y ha crecido aún más a pesar de la evolución de la BI empresarial y los temores en torno a cuestiones de seguridad y gestión de datos. Eche un vistazo renovado a SSBI. Entienda cómo puede implementarlo y aprovecharlo dentro de su organización para potenciar a la toma de decisiones y a mejorar la BI de su empresa.

Los trenes

¿Así que tiene BI? Mucha gente lo tiene. Tanto si se trata de Informes empresariales o de  data warehouse empresarial completo, análisis, paneles de control y así sucesivamente, vamos a llamarlos a todos BI. ¿Y que utilizaría como una comparación gráfica de BI? Una buena metáfora sería un tren bala; increíblemente rápido y elegante.

Un inconveniente común de los trenes es que, por su diseño, tienen algunas limitaciones importantes. Sólo van del punto A al punto B, con un número infinito de paradas intermedias. Muchos pasajeros del tren no necesitan ese recorrido; son sólo lugares que están cerca de donde el pasajero debe ir. Y, una vez que el tren se detiene, el pasajero tiene que caminar un poco más. Debido a este inconveniente, mucha gente no toma el tren.

BI es lo mismo. Hace muchas cosas, pero la mayoría de los usuarios deban caminar un poco más lejos para obtener lo que quieren. Esto es saludable y bueno; es lo que usa una buena tienda de desarrollo de BI, para evolucionar constantemente, pero es algo que no se hace siempre.

Vamos a hablar de las personas que no toman el tren.

A algunas personas, les gusta correr. No es tanto acerca de cómo llegar al destino como del viaje en sí mismo; realmente les gusta jugar con sus datos.

Otros son como los ciclistas. Quieren salir de su origen concreto a su único destino concreto  dependiendo de los demás lo menos posible.

Los hay que están fascinados por el Segway . Son los usuarios de smartphones que prefieren apoyarse en lugar de conducir; quieren herramientas intuitivas que les abstraigan de la complejidad de los datos de la organización.

Y, además, hay bandas de moteros. Estos son los usuarios deshonestos que eligen operar fuera de los límites elegidos, ya que es donde están más cómodos.

Ahora que el tren no parece increíblemente rápido y elegante. Puede parecer hacinado, y no avanzar con la suficiente rapidez, y no ir donde todo el mundo tiene que ir. Estas cuestiones son tan antiguas como la propia BI. El origen de la BI comenzó con diferentes usuarios tratando de satisfacer sus distintas necesidades informativas y gente inteligente averiguando cómo implementar soluciones que satisficiesen  todo el conjunto de necesidades comunes de la mayoría de los usuarios, pero nunca las de un grupo concreto de partes interesadas.

Y esto es el abismo: la enorme brecha entre las BI individuales y la llamada Enterprise BI. Consulte la figura 1.
 

Figura 1

Por definición, las personas tienen necesidades individuales y la BI empresarial tiene pocas posibilidades de cubrir todas las necesidades. Así que los usuarios empiezan a hacer locuras. Bueno, al menos, cosas que a la gente de gestión de datos le parecen locuras. Aquí es donde las cosas se ponen realmente crudas para toda la BI de la empresa y el personal de gestión de datos; a veces, parecen muy enfadados. Han construido un sistema de BI de alto valor y el agradecimiento que consiguen es una adopción nominal y sectaria por parte de usuarios que exportan datos para construir sus propios sistemas basados en Excel y Access. La gestión y la seguridad de los datos se han abandonado por completo.

Se trata de un cruce de caminos.

Adolescentes

La mayoría de las organizaciones elegir a mirar para otro lado. Está ocurriendo, y hasta cierto punto se entiende por qué sucede, pero no se sabe cómo detenerlo. Sienten que no pueden hacer nada por todo lo que está en juego: las inversiones de BI de la empresa a la fecha, la seguridad de los datos y la administración.

Sin tratar de denigrar a nadie, una buena manera de pensar en los usuarios es compararlos con adolescentes y  los adolescentes hacen locuras. Cometen errores: es parte del proceso de crecimiento. Pero, o se les acepta o se les expulsa.

Mis hijos no son adolescentes aún, pero ya me estoy preparando. He hablado con muchos padres de adolescentes, y (de algunos) he conseguido lo que considero un buen asesoramiento. El mejor consejo proviene de las personas que han aceptado la verdad inevitable — sus adolescentes no será distintos del resto de nosotros y, de hecho, harán  locuras. Construyen el mejor entorno posible en el sótano e invitan a amigos de su edad para pasar el rato allí. Al menos si van a volar algo o hacer algo que sea definitivamente ilegal en un establecimiento público, allí tienen un nivel mínimo de control de la situación y resulta muy accesible y esclarecedor aprender de esos preciosos momentos.

¿Y esto tiene que hacer con SSBI?

Hasta este punto, hemos hablado un poco acerca de BI y principalmente sobre los trenes y los adolescentes. Pero, ¿qué esto tiene que ver con autoservicio BI o SSBI?

Independientemente del nivel de madurez de la BI en su organización, con toda seguridad la SSBI está teniendo lugar. Nunca se pueden anticipar todas las necesidades de los usuarios ni los posibles candidatos a ellas. Pero es posible elegir: o bien fingir que no está sucediendo o aprovecharlo para alinear su BI corporativa con los usuarios.

Analicemos una mirada objetiva la madurez natural de la BI en una organización.

Existen tres principales categorías de usuarios en cualquier organización de gran tamaño. Las personas tienen necesidades de BI varían y se superponen con las necesidades de BI de sus subconjuntos de la organización (su departamento), que varían y se superponen con el general necesidades de BI de la organización (es decir, la BI de la empresa).

Cuando se implementa  la BI de la empresa, esa BI es contemplada por la lente corporativa proyectándose a todos los departamentos y, a continuación, a todos los individuos. Es el tren bala que va del punto A al punto B. La gente — y, a veces, departamentos completos — todavía tienen que bajar del tren y caminar un poco más lejos, o peor aún, el tren ni siquiera ofrece servicio en su barrio.

En un mundo ideal, debería haber una forma de distinguir a todos aquellos usuarios que necesitan algo diferente de lo que ofrecen el tren y la ruta actuales. Y donde hay gran colaboración y adopción o pura genialidad, son capaces de verlo y promover que la BI individual y la BI departamental formen parte de la visión y puesta en marcha de la BI corporativa. Y... se es capaz de detectar más rápidamente la información errónea del entorno antes de tener informes de absurdos (adolescentes haciendo locuras) o datos confidenciales que se comparten más allá de sus límites.

Ahora podemos empezar a salvar el abismo entre las BI individuales y empresariales.
 

Figura 2

Los almacenes de datos (Data Warehouses) tradicionales y la BI (que son el núcleo de la BI de la empresa) comúnmente se componen de una extracción dinámica, una transformación y una  infraestructura  de carga (ETL) que extrae datos de aplicaciones de misión crítica de línea de negocio de una organización, tales como ERP, contabilidad y sistemas de recursos humanos. Se aplican a estos datos las Reglas de negocio y limpieza y se persisten en un almacén de datos relacionales o en un almacén de datos operativos. Data Marts o cubos OLAP rodean el almacén de datos. De esos almacenes de datos, cubos y Data Warehouses provienen las alertas e informes empresariales y ad hoc. Las herramientas de consulta específicas reorganizan la información de esos orígenes de datos de los cubos OLAP.

Pero hay muchos datos interesantes que circulan por dentro y fuera de la organización: fuentes de datos XML, hojas de cálculo complementarias que contienen datos originales o exportados, informes censales interesantes, informes de existencias o datos sobre desastres  naturales disponibles a través de información obtenida de la nube. Algunos de estos orígenes de datos existían cuando se diseñó el almacén de datos de la empresa; ¡otros existían la semana pasada!

A medida que los usuarios conozcan la existencia de estos orígenes de datos fuera de la BI de la empresa, querrán ver nuevos informes y análisis que puedan mostrar la información de su almacén de datos corporativo relacionada con estos nuevos datos.Quieren nuevos modelos de BI.

Estos modelos se denominan "mash-ups". A veces son desechables, porque se han unido para encontrar una respuesta a una pregunta urgente o poco frecuente o para un escenario temporal (situación de crisis), o se decide que no agregan valor al proceso de decisión. Pero el resto del tiempo, estos nuevos modelos, que comienzan como una BI individual, representan la BI de base para ampliar los límites de futuras BI departamentales.

En un entorno en que pretende que la SSBI no está sucediendo o incluso que intenta eliminarlo, la SSBI todavía seguirá viva. La SSBI vive en los escritorios de los usuarios, empotrado en aplicaciones de Access, hojas de cálculo de Excel, cinta adhesiva y pegamento, oculto a los demás.

En una organización progresista que comprende la SSBI como la evolución orgánica de la BI organizativa, se prefiere aprovecharla. La SSBI debe ser construida con un conjunto de herramientas de usuario individuales, normalizadas, administradas, compatibles y profundamente integradas con una infraestructura de servidor. Esta infraestructura fomenta la colaboración de los usuarios y ofrece un alto rendimiento, pero también permite un seguimiento y auditoría de uso que puede conducir a la promoción de modelos populares.

Así que, como decía sobre los adolescentes... podemos pretender que los adolescentes no van a hacer locuras y espera lo mejor, u obrar con sabiduría y proporcionar un ambiente seguro y supervisado por las locuras de los adolescentes y utilizarlo para crear una relación, dar lecciones de vida y proteger a todo el mundo. Lo mismo vale para los usuarios, mientras mejora su propuesta de valor de BI y mejora la administración de datos.

¿Qué herramientas de uso para SSBI?

Espero que ahora SSBI tenga más sentido que cuando que al comienzo de este artículo. Aquí es  donde pasamos del liderazgo a la orientación prescriptiva.

La mayoría de las organizaciones ya tienen importantes inversiones en las piezas fundamentales de SSBI: Microsoft Office System (incluidas las herramientas de productividad de cliente y servidor de SharePoint), SQL Server (o SQL Azure). Usar algunas o todas estas herramientas juntas puede proporcionar capacidades sólidas de SSBI personales que  extiendan la capacidad de la SSBI de la empresa.

Tenga en cuenta tres escenarios SSBI:

1. Excel y Excel Services: Los informes de Excel pueden construirse usando

    datos de diferentes fuentes de datos, almacenados en Excel o vinculadas a

    las fuentes de datos activos; esto es una SSBI individual que crece

    orgánicamente en cada organización. Añada servicios de Excel y los usuarios

    de SharePoint Server podrán obtener valor adicional compartiendo sus

    informes y colaborando con los usuarios de Excel y Web.

2. SQL Server Reporting Services Report Builder: Proporcionar Report Builder

    para informes ad hoc no permitirá que los usuarios puedan improvisar

    numerosos orígenes de datos heterogéneos para un nuevo modelo, pero sí les

    permitirá crear informes sencillos y encontrar y presentar la información de

    nuevas maneras a partir de orígenes de datos corporativos. Una vez que los

    informes de Report Builder son creados por los usuarios finales, se pueden

    publicar en el servidor de informes de SQL Server o de SharePoint donde se

    podrán compartirse con otros usuarios en función del informe y los niveles de

    acceso a datos.

3. PowerPivot para Excel, PowerPivot para SharePoint: Como su nombre

    sugiere, este es el escenario de SSBI más potente. PowerPivot permite a los

    usuarios con experiencia construir rápidamente modelos complejos de BI a

    partir de uno o varios orígenes de datos de cualquier tipo y, a continuación,

    realizar extensos análisis de alto rendimiento en su ordenador. A 

    continuación, los Modelos de PowerPivot pueden ser publicados y protegidos

    en SharePoint Server y ejecutarse desde un servidor para que otros usuarios

    tengan acceso a ellos a través de Excel y Excel Services. Una vez en

    SharePoint, todas las fuentes de datos son asignadas, y puede controlarse la

    popularidad de informe (incluyendo el uso individual); También se calcula el

    impacto de rendimiento en el servidor. Estos metadatos son fundamentales

    para mejorar la experiencia del usuario, para la auditoría de la calidad de la

    información y para agregar medidas sobre gestión de datos cuando sea

    necesario. Los modelos más populares son opciones fáciles para un futuro

    examen departamental y empresarial de las fases de BI.

Figura 3

La tríada perfecta de SSBI está compuesta por Office 2010, SharePoint 2010 y SQL Server 2008 R2. Con un conjunto completo de las últimas versiones de estos productos, una organización puede implementar PowerPivot para Excel,  Report Builder 3.0 para publicar en SharePoint Excel Services, PowerPivot para SharePoint y Reporting Services.

Resumamos y consideremos qué herramientas se asignan a cada nivel de madurez de BI:

• BI individual: Excel, PowerPivot para Excel y Report Builder
• BI departamental: Excel, PowerPivot para Share-Point, SharePoint Excel Services, Report Builder y Reporting Services
• BI Empresarial PowerPivot para SharePoint, Share-Point Excel Services, SharePoint Performance-Point Services y Reporting Services.

 
La plataforma de Microsoft SSBI proporciona capacidades muy amplias y profundas, y la mayoría de las organizaciones ya tiene inversiones existentes para compensar los costos y controlar la adopción por los usuarios.

Resumen

Recuerde que los trenes no tienen rutas para cada barrio y los adolescentes siempre van a hacer locuras; Aproveche sus activos, utilice SSBI y úselo para mejorar

Sobre el autor

Douglas McDowell (twitter) es el CEO de Norteamérica para SolidQ y Director de Tecnología, Chapters, y Virtual Chapters en la Asociación Profesional de SQL Server (PASS). Es Microsoft Most Valuable Professional (MVP) de SQL Server, y miembro de Microsoft BI Partner Advisory Council (BIPAC),  y editor y colaborador de la revista SQL Server Magazine. Douglas hizo un MBA en Administración de Empresas en Penn State’s Smeal College of Business y también posee un Máster en Tecnologías de la información y un Grado de Maestría en artes culinarias.